Wanneer je een evenement of festival organiseert, zul je altijd te maken krijgen met verkeer. Denk aan leveranciers met vrachtwagens en bezoekers die een ritje met de auto prefereren in plaats van het openbaar vervoer. Het is belangrijk om dit inzichtelijk te maken bij het organiseren, zodat je rekening kunt houden met eventuele toegangswegen en afzettingen van het terrein. Je wilt natuurlijk voorkomen dat een leverancier een wandelgebied binnenrijdt in niet daarvoor bestemde tijdstippen. Om je op weg te helpen zetten wij de voornaamste typen verkeer bij evenementen op een rij.
1. Leveranciers
Wanneer er sprake is van goederen die geleverd worden, zul je te maken krijgen met leveranciers. Deze rijden vaak in vrachtwagens van en naar het terrein. Het is slim om goed in kaart te brengen welke leveranciers er zullen komen, hoeveel dit er zijn en een lijst met contactgegevens. Je kunt specifieke tijdstippen aangeven van en tot hoe laat er spullen geleverd kunnen worden.
Door zaken als telefoonnummers per leverancier te hebben, kun je snel actie ondernemen wanneer een leverancier buiten genoemde levertijden alsnog op het terrein te vinden is.
2. Standhouders
Een evenement wordt vaak gevuld met allerlei stands en kraampjes. Standhouders, denk ook aan zaken als foodtrucks, zullen vaak met de auto komen of met complete kraampjes. Hebben zij de gehele dag toegang tot het evenement? Waar kunnen zij eventueel een extra auto parkeren? Vanaf welk tijdstip kunnen zij het terrein weer afrijden? Allemaal vragen die je vooraf kunt bepalen en bespreken met de standhouders.
Het is slim om ook na te denken aan zaken als een bewijs (vaak via de e-mail) dat men toegang heeft tot het terrein. Ook bij standhouders is een overzicht van telefoonnummers en contactgegevens een pré.
3. Technische partners
Heb je te maken met technische zaken als licht en geluid? Bijvoorbeeld bij het opbouwen van een podium tijdens een openlucht concert? Dan zullen er gegarandeerd technische bedrijven langskomen die toegang tot het terrein nodig zullen hebben. Net als bij de leveranciers kun je specifieke tijdstippen afspreken, waarbij je ook rekening met houden dat de technische partners niet in de weg zullen rijden bij ander verkeer.
Vaak krijg je te maken met samenwerkende bedrijven die hun eigen partners inschakelen. Omdat dit kan zorgen voor een wir war aan communicatie, is het slim om partners van te voren in te lichten om eventuele partners door te geven. Zo weet jij precies welk technisch bedrijf bijvoorbeeld bij een specifieke standhouder hoort.
4. Bezoekers
Uiteraard is de kans ook veelal aanwezig dat bezoekers via de auto komen. Waar kunnen zij het beste hun auto parkeren? Is er sprake van een speciaal terrein wat enkel gebruikt kan worden voor de bezoekers van het festival of evenement? Denk hierbij ook aan zaken als eventuele parkeerkosten, de duur van het parkeren en hou rekening met het aantal te verwachtte auto’s.
Niet alleen het terrein hiervoor beschikbaar stellen is belangrijk: ook dien je alvast rekening te houden bij het uitrijden als het festival is afgelopen. Je wilt voorkomen dat men urenlang in een rij komt te staan na een leuk dagje uit.
5. Busverkeer
Veel bezoekers zullen de voorkeur hebben om met het openbaar vervoer naar het festival of evenement te komen. Dit kan schelen in eventuele parkeerkosten en is vaak eenvoudiger bij het verlaten van het evenement. Hoewel je hier vaak weinig invloed op uit kunt oefenen, kun je wel maatregelen nemen om het bezoek via busverkeer eenvoudig naar het terrein te leiden. Het kan bijvoorbeeld slim zijn om een medewerker bij de busstop te laten staan met een bord waarop de route aangegeven staat naar het terrein.
Ook is de kans aanwezig dat er speciale bussen gebruikt zullen worden voor het evenement. Denk hierbij aan eventuele parkeerplaatsen waar de bussen kunnen stoppen om bezoekers uit te laten stappen, zonder dat deze in de weg staat van ander verkeer.
Tip: roadblocks voor duidelijkheid en afbakening
Een van de beste tips om te zorgen voor orde en duidelijkheid voor verschillend verkeer, is om roadblocks te overwegen. Bij SafetyBloxx is roadblocks huren voordelig, veilig en zeer eenvoudig. Wij denken mee over geschikte locaties en houden rekening met soorten verkeer als bovenstaande. Onze Bloxx zijn niet zomaar betonblokken die verkeer tegenhouden: we hebben ze in een vriendelijk ogend design gegoten, zodat ze bijdragen aan de sfeer van een evenement of festival!
Neem vrijblijvend contact op
Laat ons gerust met je meedenken en neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden!